Avvikshåndtering

Innledning

Avviksprosjektet kan brukes til avvikshåndtering på ulike IK-områder. For eksempel Arbeidsmiljø, El-sikkerhet, Leveringskvalitet, Sikkerhet og beredskap, Brannvern, FDV, Økonomi osv.
Meldingen opprettes enkelt fra web eller mobil, og inneholder kun firefelt som brukeren må fylle inn:

• Emne
• Beskrivelse
• Dato for hendelse
• Sikkerhetsnivå (default: åpent)

Bilder, vedlegg etc kan også legges ved om det er behov for det.

Sakstyper

Prosjekt Avvik har følgende sakstyper (ordretyper)

• Avvik (Selve meldingen når den opprettes)
• Tiltak (Kan være strakstiltak eller andre utbedringstiltak som skal gjennomføres. Blir opprettet som delsaker for selve avviksmeldingen)

Avvik

Arbeidsflyt

• Når avviket opprettes, havner saken i status Åpen, og saken tildeles automatisk til den som er angitt i rolle prosjektleder i avviks-prosjektet. Dette er som oftest HMS-ansvarlig.
• Fra status Åpen skal avviket klassifiseres, ved å benytte arbeidsflytovergangen Klassifiser.
  • Det er kun brukere med rolle prosjektadministrator som kan utføre denne operasjonen.
  • Feltene Avvikskategori og Område må være fylt ut før overgangen kan gjennomføres (Område angir Avviksområde og kan defineres per selskap, mens Avvikskategori er felles for hele plattformen).
  • Alle brukere i <rolle eller gruppe> blir lagt som abonnenter på saken, slik at de blir varslet om endringer
• Saken havner nå i status Vurder strakstiltak.
• Fra denne statusen kan det opprettes ett eller flere strakstiltak. Dette gjøres ved å
  • Bruke overgangen Opprett strakstiltak, og da opprettes det automatisk en delsak av typen Tiltak, som får prioritet Kritisk
  • Opprette en AO Nett som blir lenket til avviks-saken. AO Nett blir benyttet hvis strakstiltaket er et avvik i nettet og det kreves en risikovurdering, SJA mm før tiltaket iverksettes.
  • For å kunne opprette strakstiltak må brukeren stå som ansvarlig på saken, eller ha rolle Planlegger
• Når alle strakstiltak er opprettet, flyttes saken til status Under behandling. Fra denne statusen kan det opprettes ett eller flere tiltak. Dette gjøres ved å
  • Bruke overgangen Opprett tiltak, og da opprettes det automatisk en delsak av typen Tiltak, som får prioritet Normal
  • Opprette en AO Nett som blir lenket til avviks-saken. AO Nett blir benyttet hvis tiltaket er et avvik i nettet og det kreves en risikovurdering, SJA mm før tiltaket iverksettes.
  • For å kunne opprette tiltak må brukeren stå som ansvarlig på saken, eller ha rolle Planlegger
• Når alle Avvik er håndtert, settes saken i status Løst
  • Alle delsaker (Tiltak) samt lenkede saker må være løst eller lukket før overgangen kan gjennomføres
• Når alt etterarbeid er gjennomført, settes saken i status Lukket
  • Det er kun brukere med rolle prosjektadministrator som kan utføre denne operasjonen
• Saker opprettet på mobil må settes som løst av montør før de kan sendes inn. Slike saker vil bli reåpnet automatisk når de sendes inn, og går da gjennom samme flyt som beskrevet over.

Eksempel

Skjermbilde Avvik

Arbeidsordre nett opprettet på bakgrunn av avvik

Utførelse på mobil - Avvik

Sakstype Avvik kan opprettes av montør på mobil enhet. 

Følgende felter er obligatoriske å fylle ut på mobil før en sak av type Avvik kan avsluttes:

• Løsningsstatus
• Evt. Kopi av Avvikshåndtering

Skjermbilder opprettelse av avvik fra mobil:

• Opprett
• Ordreinfo
• Vedlegg
• Kommentar
• Avslutt jobb

Tiltak

Arbeidsflyt

Sakstype tiltak har en standardisert arbeidsflyt, med noen få spesialhåndteringer:

• Ved opprettelse vil saken tildeles gjeldende bruker (brukeren som er innlogget, og som dermed jobber med avviket)

Arbeidsprosess

Klassifisering

Avviksområder (IK områder)

System leveres med følgende områder tilgjengelig

• ARBEIDSMILJØ
• FDV
• SIKKERHET OG BEREDSKAP
• BRANNVERN
• VASSDRAG
• ELSIKKERHET
• LEVERINGSKVALITET
• PERSONVERN
• ØKONOMI
• EKOM

Avvikskategorier

Systemet settes opp med følgende avviks kategorier som kan kombineres med avviksområdet. Noen vil være generell - mens andre vil være områdespesifikk

• Praktisering av lover og forskrifter
• Interne styrende dokumenter
• Dødsulykke eller alvorlig personskade (se definisjon)
• Nestenulykke
• Personskade med og uten fravær
• Brann eller tilløp til brann
• Miljøskadelig utslipp (til jord, luft eller vann)
• Teknisk svikt
• Materiell skader
• Påført skade (Sabotasje, innbrudd etc)
• Ytre påvirkning

Årsaksanalyse

Foreløpig er det ikke lagt til rette for en felles analyse mal. Dette kan implementeres som en opsjon. 

Sakssikkerhet

Modulen Avvik er satt opp med sakssikkerhet, med følgende nivåer:

• Begrenset 
• Åpent

Ved opprettelse og ved klassifisering kan tilgang til innholdet begrenses ved å sette sikkerhetsnivå Begrenset. 

Saker/ordre med sikkerhetsnivå Begrenset er synlig for brukere i følgende roller:

• Ansvarlig
• Innmelder
• <HMS-gruppe>

Saker/ordre med sikkerhetsnivå Åpent er synlig for brukere i alle roller.

Roller

For Avvik må bedriftens IK-ansvarlige settes som prosjektleder for prosjektet. Dette er svært viktig, da det er funksjoner i arbeidsflyten knyttet til prosjeklederrollen (se nærmere beskrivelse under arbeidsflyt)

Standardoversikter

Systemet er som standard levert med en rekke rapporter og oversikter som viser omfang og framdrift i behandlingen, fordelt på saksbehandler og område.

Varslinger

Innmelder får automatisk varsel ved endring av status, kommentering på melding osv. Andre grupper (for eksempel, AMU, Verneombud) kan også få automatisk varsel når meldingen blir sendt. Andre som ønsker å følge saken kan abonnere, slik at også de får varsel ved endringer.

Dashbord

Ut over standardoversikter kan bruker også lage egne "dashbord", for ved hjelp av standard miniprogrammer bryte ned meldingen på enda lavere nivå. På denne måten også få oversikt over egne oppgaver til behandling.

Figur: Eksempel på kategorisering av HMS avvik