Breadcrumbs

Xledger - integrasjon


Powercatch har

1. Hva er integrasjonen mellom Powercatch og Xledger?

Powercatch er verktøyet du bruker til arbeidsordre, timer og materiell.
Xledger er økonomisystemet som brukes til lønn, faktura og regnskap.

Integrasjonen gjør at:

  • timer du fører i Powercatch

  • og materiell du registrerer på arbeidsordre

blir sendt videre til Xledger automatisk. Målet er at du skal slippe dobbeltføring, og at alt kommer på riktig kunde og riktig jobb.

2. Arbeidsordre og økonomisk prosjekt

2.1. Sammenhengen mellom arbeidsordre og økonomi

Når du jobber i Powercatch, jobber du på arbeidsordre. Hver arbeidsordre må være knyttet til et økonomisk prosjekt i Xledger. Det økonomiske prosjektet er “økonomisiden” av jobben:

  • hvilken kunde det gjelder

  • hva som skal faktureres

  • hvor kostnader og inntekter skal føres

Når koblingen mellom arbeidsordre og økonomisk prosjekt er riktig satt:

  • timene dine går til riktig kunde og riktig prosjekt

  • materiellet du registrerer blir belastet riktig prosjekt

  • grunnlaget for faktura og lønn blir korrekt

2.2. Hva må være på plass (planleggers oppgaver)?

Dette må du som planlegger ha sørget for er på plass for at integrasjonen skal fungere:

  • Prosjektet og underprosjekt må være opprettet og aktivt i økonomisystemet.

  • (Under-) Prosjektet må være satt opp med fungerende kontering.

  • (Under-) Prosjektet må være koblet til en kunde.

  • (Under-) Prosjektet må være åpent for både timer og materiell.

  • Du må være registrert som ansatt på riktig måte.

Hvis noe av dette mangler, kan du få beskjed om at “noe gikk galt” eller at systemet ikke får sendt informasjonen videre. Da er det vanligvis planlegger eller evt økonomi som må rette opp.

3. Timeføring i Powercatch

3.1. Slik går timene dine videre

  1. Du fører timer på riktig arbeidsordre i Powercatch.

  2. Timer blir levert inn til godkjenning.

  3. Leder eller den som har ansvaret godkjenner timene.

  4. Godkjente timer blir sendt automatisk til Xledger.

  5. I Xledger brukes timene til lønn og som grunnlag for fakturering.

3.2. Hva du bør gjøre når du fører timer

For at dette skal fungere så bra som mulig, bør du:

  • Alltid sjekke at du står på riktig arbeidsordre.

  • Velge riktig type tid (for eksempel arbeidstid, overtid, reise, vakt osv.).

  • Føre timer jevnlig, helst hver dag.

  • Kontrollere at timene stemmer før du sender dem til godkjenning.

3.3. Vanlige problemer ved timeføring

Noen typiske årsaker til at timer ikke går igjennom til økonomisystemet:

  • Arbeidsordren mangler kobling til økonomisk prosjekt.

  • Prosjektet i økonomisystemet er lukket eller ikke lenger aktivt.

  • Du har brukt feil aktivitet eller feil type tid.

  • Det er mangler i registreringen av deg som ansatt i bakgrunnssystemene.

Som vanlig bruker vil du sjelden se detaljene, bare at det er en feil. Da gjør du dette:

  1. Sjekk at du har ført på riktig arbeidsordre og valgt riktig type tid.

  2. Hvis det fortsatt feiler, gi beskjed til nærmeste leder eller support.

4. Materiell i Powercatch

4.1. Hva du bruker materiellmodulen til

Materiellmodulen bruker du til å registrere alt utstyr og alle varer du bruker på jobben, for eksempel:

  • kabler, sikringer, skap, brytere

  • rør, koblinger, ventiler

  • annet forbruksmateriell og komponenter

Når materiell registreres riktig:

  • får kunden riktig faktura

  • kostnadene havner på riktig prosjekt

  • lageret kan holdes oppdatert

4.2. Slik registrerer du materiell

I en vanlig jobbsituasjon gjør du:

  1. Åpne den arbeidsordren du har jobbet på.

  2. Gå til delen for materiell.

  3. Søk opp varen (med navn eller nummer).

  4. Legg inn hvor mange enheter du har brukt.

  5. Lagre registreringen.

Hvis du leverer materiell tilbake til lager (der dette er støttet), registrerer du det som retur på samme sted.

4.3. Hvordan materiell brukes videre

Når du har registrert materiell på en arbeidsordre:

  • blir materiellet koblet til den arbeidsordren

  • arbeidsordren er igjen knyttet til et økonomisk prosjekt

  • forbruket sendes videre til økonomisystemet

I økonomisystemet brukes dette blant annet til:

  • å lage fakturagrunnlag til kunden

  • å føre kostnader på riktig prosjekt

  • å justere lagerbeholdning

4.4. Vanlige problemer ved materiell

Hvis noe går galt når materiell skal sendes videre, kan det for eksempel skyldes:

  • Varen finnes ikke eller er feil satt opp i varekatalogen.

  • Prosjektet eller lageret varen skal knyttes til, er ikke gyldig lenger.

  • Det mangler pris eller annen informasjon på varen.

Da gjør du som bruker:

  1. Sjekk at du har valgt riktig vare og riktig arbeidsordre.

  2. Hvis feilen fortsetter, ta kontakt med leder eller support.

5. Din rolle som Powercatch‑bruker

For at hele løsningen skal fungere godt, er dette det viktigste du gjør i hverdagen:

  1. Velg riktig arbeidsordre
    Sørg alltid for at du er inne på riktig arbeidsordre før du fører timer eller materiell.

  2. Før timer og materiell riktig og i tide

    • Føre timer jevnlig, helst hver dag.

    • Registrere alt materiell som faktisk er brukt (og eventuelt returnert).

  3. Si ifra når noe ikke stemmer

    • Noter gjerne hvilken arbeidsordre det gjelder, og hva du forsøkte å gjøre.

    • Meld fra til leder eller support når du får feilmelding eller noe oppfører seg uventet.